档案工作创新案例 | 打破传统模式 引领数码照片档案管理新方法

发布时间：2022-05-20   作者：小编   点击：次

1概述

进入数字时代，数码照片的广泛应用，使得其利用价值和保存意义高度凸显。虽然国家档案局在2014年出台了《数码照片归档与管理规范》，有了理论上的依据，但在实践中，对于系统反映数码照片管理的全过程还是有一定难度。

（一）数码照片的特征决定收集难

数码照片档案不同于一般档案，其自身的特性决定了照片档案难以收集与归档，档案部门很难建立权威性的控制手段和管理地位让拍摄者自觉完成数码照片的文字说明，归档意识淡薄，管理环节复杂，存在严重的重复劳动，在整理、保存、数据库管理等一系列过程缺乏具体的操作规范，安全性难以保障等。数码照片的特性主要有以下四方面：1.照片所表现的只是事件的一个或几个瞬间，具有局限性，需要有对照片所反映的事件、时间、地点、人物、背景等情况进行必要的文字说明，照片和文字说明是组成照片档案的两个部分，两者缺一不可，在内容上密不可分，但载体上又具有分离性。2.照片的归档工作与一般档案不同，不在场的档案人员无法准确地对照片进行文字说明，必须要由拍摄者来完成，因此其归档工作必须由摄影者与档案人员共同完成。3.相同场景数码照片的重复率很高，归档照片如果不加以科学挑选与鉴定，很容易形成海量数据保存，大大降低数码照片保存的价值。4.数码照片具有易更改性或删除等特性，不及时收集归档与保护，安全性受到考验。

（二）从系统性和完整性角度入手，探究实践补充数码照片《管理规范》的不足，力求改变目前数码照片整理的现状对照2014年国家档案局的《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）规范，我们认为在实际操作中应补充如下内容：1.拍摄者与档案人员的职责分工尚需明确定位；2.档号“保管期限一年度一照片组”，如“YJ-2009-0001-0001” 制定规则中没有准确反应照片档案类别，照片、光盘、录音、实物等同属特种载体档案，会造成另外几种档案无法命名；还是应以“2009Z001-001”“2009G001” 2009L001” 等来明确载体；3.档号中组号与照片四位顺序号位数偏多，建议可根据实际需要选定为四位或三位；4.在保存方法上，照片与著录的文字说明（组说明与张说明）是相辅相成的，两者如何有效结合是数码照片档案管理的难点，而本规范对文字说明存储方法且未加说明，照片脱离了文字说明的依赖性；5.对数码照片进行软件管理的过程和方法应加以说明；6.对纸质照片的整理应同步结合加以说明。

2 创新做法

浙能集团数码照片档案的创新管理，是来源于多年的实践、归纳与总结，突破了传统理念，提出了数码照片的收集、整理、归档、保存、数据库建立、纸质照片整理等全过程的原则和方法。该模式明确了数码照片的归口部门，理顺了档案与拍摄者之间的职责关系，解决了数码照片与文字说明的相互依存关系，并在实际推广应用中取得了良好的效果。

（一）数码照片档案创新管理流程图通过流程化管理，打通沟通环节，理清职能定位，避免大量的重复劳动，提高管理效率(流程图略）。

（二）确定归口部门与归档责任1.确定数码照片收集归口部门确定由本单位负责新闻宣传窗口的部门为数码照片的归口部门，责任人为拍摄者。2.理顺档案与拍摄者的关系与职责档案部门职责：依据《浙能集团数码照片档案管理办法》全程指导拍摄者工作，以及移交后的归档。拍摄者职责：在档案人员的指导下完成数码照片的收集、鉴定、包括文字说明的照片整理，整理完毕经档案人员检查后移交归档。

（三）数码照片档案的整理与归档

1.收集范围规定各企事业单位门户网站所有的新闻报道（包括报道本身，以作为更加详细的背景文字归档）、所包含图片的原始数码照片。

2.归档时间数码照片在拍摄完成后，大型项目及时整理、归档，一般的最迟在第二年6月底前完成移交与归档。

3.归档要求与保管期限归档的数码照片应是拍摄形成的原始图像，推荐采用JPEG格式。每组照片经鉴定选择3一6张清晰度高、主题鲜明、典型场景并具有代表性的照片归档，反映同一场景的数码照片一般只归档1张。凡归档的数码照片档案的保管期限一般划定为30年。

4.以“组” 为单位进行整理以每一组照片为一个单位对数码照片进行整理，一般一次会议、一项活动、一个单位工程、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组（一般为一篇新闻报道所拍摄的照片为一组）。

5.以“组”为单位“照片归档说明”的填写每组照片的所有要素集中在 “照片归档说明”（表1所示）

组号及命名：组号的命名规则为“年度z顺序号”。照片组按年度内时间（或单位工程）先后顺序流水号排列，如2011年度的照片，2011Z001、2011Z002……。主题内照片号编目：照片号编制规则为“组号一照片顺序号”，如例表中2011Z010一01、2011Z010-02……照片排列顺序重要的在前次要的在后，或按时间先后次序。组名：即每一组照片的名称，简明概括，准确反映照片的基本内容。比如每篇报道（一般一篇报道或一个单位工程为一个组）的题名。总说明：简洁明了地概括该组照片的全部信息，包括时间、地点、人物、事由、背景等，一般在200字以内。分说明：指每张照片的简要说明，20-30字为宜。并按实际依次填写拍摄日期、拍摄地点、摄影人、责任者（即整理人）、照片张数等要素。

6.电子文件的存放与命名如图1所示，数码照片电子文件的存放分三层：第一层：为文件夹，以年度或工程命名。年度如2009、2010、2011……如果是工程，则工程名称的简称命名，如二期工程、供热工程等.

第二层：为文件夹，为本年度或本工程所包含的所有“组”的文件夹及年度 “2011年照片档案目录”。每个组的文件夹以“组号”命名，以2011年度为例具体说明如下：如2011Z001、2011Z002……。第三层：每个组所包含的数码照片电子文件与 “归档文字说明”、本组相关的新闻报道。数码照片以每张照片的“照片号” 命名，如2011Z010-01、2011Z010-02……。

7.年度照片档案目录年度目录以组为单位填写，如表2“2011年照片档案目录”。

8.数码照片数字档案库的建立在档案管理系统中建立一个二级目录的“照片档案库”，只需通过年度目录导入与电子文件批量挂接方式实现，无须手工输入。第一级为组目录，即年度“照片档案目录”，只需将“照片归档目录”导入即可，照片的所有要素均在“照片归档说明”得到反应。第二级为每组照片的电子文件、照片归档说明、报道，通过批量挂接即可完成，比如第一条目录“档号2012Z001” 的第二级目录如图2所示。

9.脱机保存选择耐久性好的脱机载体上（光盘或硬盘）将数码照片档案进行离线备份3套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。

10. 纸质照片档案整理对利用率或保存价值相对较高的数码照片档案，转换出一套纸质照片同时归档。纸质照片的整理如下：以组为单位有序插入照片档案册。每组照片的“照片归档说明”按次序集中放在年度 “照片档案目录”后。照片按组按组号先后有序插入，每张照片背面及边上用笔标注该张照片的“照片号”。以上1-7条由职能部门拍摄者完成，档案人员参与前期指导与后期检查验收工作，8-10条则由移交归档后档案人员完成。

11.形成规范《浙能集团数码照片档案管理办法》（略）

3 创新效果及影响

（一）突破数码照片传统的方法与理念，档案管理全过程创新，并具有系统性、可操作性

通过长期的实践探索与归纳总结，根据数码照片形成与发展的规律与自身的特点，跳出传统照片管理的思维束缚，系统性地创新了数码照片档案管理的流程与方法。档案人员通过出台科学的操作细则指导拍摄者完成照片的收集、鉴定、整理与归档工作，改变了数码照片档案管理的职能定位，明确了归口部门，理顺了档案员与拍摄者之间的职责关系；以组为单位的“照片归档说明”表格突破了传统的整理、保存与数据库建立、纸质照片整理等全过程管理环节，从全新的视角，使宝贵的数码照片能够得到妥善整理与保存，管理系统简单、科学，使档案人员彻底从烦琐的“整理”中解脱出来。创新成果解决了数码照片管理的一系列问题。

（二）《浙能集团数码照片档案管理办法》在浙江能源系统内部已推广应用，反响颇佳浙江省能源集团是全国500强排名61位的大型国有企业，集团全资和控股子公司189家，参股公司84家，企业员工24000余人。《浙能集团数码照片档案管理办法》涵盖了从管理职能、档案收集、整理、归档、保存、软件管理、纸质照片整理等全过程，具有系统性、科学性、可操作性、广泛适应性等特点，具有广泛的推广价值。本创新成果从2014年起已在集团系统综合档案与重点工程档案中推广应用，2015年12月举办了浙能集团数码照片档案管理业务培训。

（三）在中国档案学会、浙江省等档案系统以及中国电力行业协会、省电力行业协会进行发布、交流和推广1.2014年6月，在浙江省电力行业协会就数码照片档案管理创新管理成果进行了现场发布与交流。2.2014年9月，在中国电力协会就数码照片档案管理创新管理成果进行了现场发布与交流。3.2014年中国档案学会影像技术委员会年会上交流推广《数码照片档案的创新管理》作为2014年全国档案工作者年会论文，因其创新性、实用性、操作简便性在影像技术委员63篇论文中脱颖而出，被选定为年会交流论文，获得多方好评。4.2015年6月浙江省重点工程档案登记备份培训班上推广。全省档案培训班上就重点工程档案登记备份进行经验介绍与推广，而数码照片档案管理作为重点工程档案管理的内容之一，就创新管理作了应用性推广。5.2018年6月浙江省档案培训中心举办的杭州滨江高新区档案培训班上应用性推广交流。滨江区是杭州的高新集中区，对数码照片的管理有着强烈需求，深受收集难的困扰。本次培训班由浙江省档案培训中心举办，参加单位近百家，人数150多人，培训的反响很强烈，一致认为实用性强与操作简便。

（四）创新成果获得的奖项与发表的论文1.企业创新成果《数码照片档案管理的创新实践》荣获中国电力企业联合会创新成果二等奖、浙江省企业联合会创新成果优秀奖（企业与个人）、浙江省电力企业创新成果一等奖、2013-2014杭州市档案学会优秀成果一等奖四个奖项；2.论文：《数码照片档案的创新管理》获得2014年度全国档案工作年会优秀论文，《2014年全国档案工作者年会优秀论文集》出版；3.《数码照片档案管理的创新实践》被2015年全国电力行业创新管理5年经典集收录，《中国电力企业管理》；4.《数码照片与视频档案管理的革新》收录于《档案管理理论与实践》(浙江工商大学出版ISBN978-7-5178-0019-4)，并获2014年度杭州市萧山区优秀论文二等奖。

案例形成单位：浙江省能源集团有限公司

案例形成人：王华、王瑾、吕力行、沈红昌、冯萍萍、夏亚平

 

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