电子文件和电子档案概述

发布时间：2022-08-24   作者：小编   点击：次

一、基本概念

（一）电子文件 

电子文件指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

满足三个条件的信息记录可称为电子文件：一是以数字格式形成、存储；二是由国家机构、社会组织在履行其法定职责或处理事务过程中形成、办理、传输和存储；三是由内容、结构、背景组成。

电子文件的内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的主题信息；电子文件的结构是指电子文件内容信息的组织和存储方式，分为逻辑结构和物理结构；电子文件的背景是指有关电子文件形成环境的信息。 

（二）电子档案 

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

当电子文件具备两方面要求时可以转化为电子档案：一是质量要求，二是归档程序要求。 

（三）元数据 

元数据指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。元数据所描述的对象有两个：一是电子文件或电子档案本身，包括所有的构成要素，即内容、背景、结构；二是电子文件或电子档案的整个管理过程，包括电子文件从形成到归档再到电子档案的永久保存或销毁的全过程。

二、种类

电子文件按信息存在形式分可分为：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件和超文本文件；按生成系统分可分为电子公文、政务服务事项电子文件、数据库文件、电子邮件、网页文件、计算机辅助设计文件、地理信息系统文件等。

三、目标和原则

（一）目标 

保障电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

（二）原则 

1.纳入单位信息化建设规划原则：将电子政务建设与电子文件归档和电子档案管理同步规划、同步设计、同步实施，明确制度、人才、技术与经费保障要求。

2.技术与管理并重原则：从技术与管理两方面同步推进电子文件归档和电子档案管理。

3.便于利用原则：在确保安全基础上，为各类用户提供方便、 快捷的电子档案利用服务。 

4.安全保密原则：电子文件归档和电子档案管理全过程中始终确保电子文件、电子档案及其元数据的安全、信息内容保密。

四、职责分工

1.档案部门负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出办公自动化系统、业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子档案的管理等工作。

2.电子文件形成或办理部门负责电子文件的归档工作。 

3.信息化部门负责依据标准建设办公自动化系统和业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。

4.保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

五、法规、制度和标准

（一）法律证据效力 

2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订的《中华人民共和国档案法》第三十七条规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”这一条款从国家法律层面对电子档案的法律证据效力予以了确认，并且明确电子档案具备法律证据效力的条件，即需要满足“来源可靠、 程序规范、要素合规”三个条件。

（二）法规 

电子文件归档和电子档案管理法规是由国家立法机构或行政机关按照一定的程序制定并依靠国家强制力保证实施的关于电子文件归档和电子档案管理活动的行为规范，包括法律、行政法规、部门规章和地方性法规等。我国尚未出台专门针对电子文件归档和电子档案管理的法律、行政法规和地方性法规，有关电子文件归档和电子档案管理的法规主要表现为相关法律法规文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文。我国已有专门的部门规章，2003年国家档案局６号令颁布、2018年14号令修改的《电子公文规定管理暂行办法》，对各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的归档要求做了明确规定。 

（三）制度 

电子文件归档和电子档案管理制度是国家和各级各类组织为规范电子文件归档和电子档案管理所制定、批准并实施的政策、指南、规定、程序、准则、方法的总称。可分为（１）综合性制度，如2009年中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《电子文件管理暂行办法》，对电子文件管理工作进行了规定，是指导全国电子文件管理工作的综合性管理制度。（２）专项制度，如《电子档案移交与接收办法》等。 

（四）标准 

电子文件归档和电子档案管理标准是按规定的工作程序制定，经公认权威机构批准的有关电子文件归档和电子档案管理的规则、方法、技术要求等方面的规定。

六、系统

（一）办公自动化系统、业务系统的归档功能 

办公自动化系统、业务系统是形成和办理电子文件的系统，应具有电子文件归档的基本功能。 

（二）电子档案管理系统（数字档案室系统） 

电子档案管理系统，又称数字档案室系统，是档案部门对电子档案进行接收、管理、保存和提供利用的计算机软件系统。

电子档案管理系统应具备的基本功能。 

（三）电子档案长久保存系统 

电子档案长久保存系统，也称数字档案馆系统。 

电子档案长久保存系统的基本功能。 

（四）档案信息资源共享服务平台 

档案信息资源共享服务平台是运用现代信息技术实现档案数字资源跨区域、跨部门共享利用的平台。 

（五）安全管理要求 

电子文件归档和电子档案管理相关信息系统安全管理的基本要求。

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