档案外包监理研究综述

发布时间：2022-07-28   作者：小编   点击：次

摘 要：随着档案信息化的高度发展，档案外包监理的相关研究亦愈加受到学界重视。分析发现，国内档案外包监理相关文献主要集中于档案外包监理的基本性质、存在问题以及发展策略三个方面。根据当前研究现状归纳出三项研究特点与不足：档案外包监理实践领先理论，研究深度不足 ；研究内容宽泛，缺乏法规对照 ；实践研究过于聚焦数字化项目，档案特色匮乏等，并据此提出进一步明晰概念与价值认知，增加实践案例对照 ；提升研究针对性，建立相关标准规范；立足档案视角，凸显档案监理特色等三点展望。

20世纪90年代以来，我国档案信息化工作的理论与实践发展渐热，并逐步带动以档案数字化为目标的档案服务外包等业务不断拓展，而在档案事业发展过程中，档案移交、归档、数字化等档案业务外包工作面临不断涌现出的档案质量监控等问题的挑战，从而引发学术界对档案外包监理相关问题的探讨。

本文所述“档案外包监理”是指依据国家有关法律法规标准、档案服务外包监理合同等，具备监理能力的相关单位在档案服务外包项目实施的各阶段内对其开展的质量控制、经费控制、进度控制和合同管理、信息管理、安全生产管理以及协调主体间的关系，实现档案服务外包项目高质量顺利完成。其中档案服务外包业务涵盖档案寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用、销毁等活动，［1］控制包含质量、进度、投资、安全、文件等内容。

近年来关于档案外包监理的研究，在国内呈现出总体波动缓增的趋势，且由于国外涉及较少，故而本文主要针对国内研究开展分析评述。总体上，当前学界尚未对档案外包监理相关研究进行归纳梳理与总结评价。本文通过文献研究法，对国内档案外包监理相关的研究成果进行研读分析与归纳述评，以期从整体上把握当前研究现状与热点难题，为档案外包监理工作实践提供方法论指导，为档案事业长远发展献智助力。

1 文献统计分析

1.1 文献检索方法与检索结果

笔者选用中国期刊全文数据库和万方数据资源系统—数字化期刊全文库，经过概念辨析以及多次检索尝试，最终确定“档案监理”和“档案服务外包”为中文检索词 ；同时，为通过高质量文献来反映学界研究动态，限定期刊来源和学科类别为档案相关领域，检索日期截至2022 年2 月20 日，剔除重复或无关文献，最终得到有效文献74 篇（如表1 所示）。如图1 所示，分析图中数据可知：

1.2研究现状

1.2.1文献发表时间分布

1.2.2 文献主题特征统计

通过对相关文献进行关键词共现统计分析并进一步归类整理（图 2），可知：（1）研究主要集中于监理档案和档案监理两个方面，前者主要是指对于工程监理工作中产生的档案进行管理的活动，后者是指对档案工作进行监理活动；其中研究监理档案的文章占比远高于档案监理类。（2）档案外包监理类文章主要围绕档案外包监理的基本认识、存在问题、实施策略等方面进行阐述。（3）关于档案外包监理“是什么”“为什么”的研究较少且缺少研究深度，而关于档案外包监理“怎么做”的研究占比较高且更为全面深入，“怎么做”主要从监理的不同主体、不同内容、不同阶段和不同要素等角度分类展开。

2 研究主题与内容分析

现有研究主要聚焦档案外包监理的基本性质、问题、策略三个方面。其中基本性质包含档案外包监理的概念、业务范围及内容。

2.1 档案外包监理概念界定

方彦从档案数字化的角度出发，指出 ：“档案数字化监理是受档案部门委托，具有相关资质、独立的第三方机构，其对档案数字化项目实施全过程进行专业化监督、检查、控制和评价等相关服务。”［2］蔡明娜认为，档案数字化项目监理是从监理角度出发对档案数字化进行质量控制，是控制档案数字化质量的一项有效方法和手段。［3］李步德主要从工程监理概念角度来阐述，认为“档案数字化项目监理服务是档案数字化项目实施过程中，监理人受项目委托人的委托，按照相关法律法规、档案数字化标准、合同、方案等，对档案数字化项目的质量、进度进行控制，对合同、信息进行管理，对档案数字化项目实施相关方的关系进行协调并履行档案数字化项目全过程监督管理的服务活动”。［4］

综上，学界对档案外包监理这一概念尚未形成统一认识，但总体上表现出两个明显特征 ：一是对工程监理概念的参考借鉴，二是档案数字化项目在外包业务中的实践内涵应用。

2.2 档案外包监理范围及内容

方彦［5］、蔡明娜［6］、李步德［7］、吕玉洁［8］均从项目管理的角度出发，认为档案外包监理主要是围绕数字化加工项目展开 ；而陈国云［9］、秦平［10］则从信息化建设的角度出发，认为档案外包监理属于档案信息化完整环节（包括信息化规划、信息化组织、信息化监理、信息化评价和信息化创新）中的一项 ；王娟［11］、张帆［12］、李海涛［13］认为档案外包监理包含于档案服务外包工作内容中，视其为监督评价外包服务质量的一项有效手段。上述关于档案外包监理具体范围及内容的认识不一而同，但有一点又是明确和一致的，即监理范围主要围绕档案服务外包展开，档案监理内容包含专业的监督、控制、管理和评价等服务。

目前，多数研究将“档案外包监理”与“档案数字化项目监理”“档案信息化监理”直接划等号，缺乏全面性和规范性，易产生范围模糊、实践误导等问题。综合研究文献可知，档案外包监理伴随档案信息化、数字化而产生，档案主管部门将服务外包作为有效途径，从而构成档案外包监理的主要业务对象。档案外包监理的范围涵盖所有以独立第三方机构承接的档案业务工作，具体包括档案寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用、销毁等业务范围。另外，学界关于档案外包监理内容的认识虽然不同，但基本包含“四控一管一协调”［14-17］，即质量控制、进度控制、投资控制、安全控制，文件管理和多方协调；这对于档案外包监理的实践具有较强的指导性。

2.3 档案监理实践困境

近年来，宁波市档案局、广东省档案局、湖南省档案局、福建省档案馆、广东电网等纷纷独立招标采购数字化监理服务。档案外包监理在实践应用方面已领先于理论研究，在实践中产生的各类问题及需求推动了理论研究的发展。众多学者对其在实践过程中存在的各方面问题及困境做了分析，总结如下：

2.3.1 档案外包监理制度标准匮乏

方彦在研究档案数字化监理运行模式中提到，目前因缺乏档案数字化监理资质评定标准，导致档案部门所委托的档案数字化监理单位没有明确的档案外包监理标准规范参照，只能借助《档案数字化外包安全管理规范》及相关规定的要求对档案数字化工作进行管控。［18］此外，李步德在档案数字化项目监理服务研究中也提及，因缺乏健全的规章制度而使监理内容不够具象明确。［19］由此可见，档案外包监理缺乏明确规章制度，监理内容不明晰。

2.3.2 档案外包监理主体关系不明

陈国云在分析档案信息化建设中引入监理机制的必要性时提出，监理主体的组成标志了其主体关系，主体关系不明往往导致权责不清、易发纠纷。指出，在信息化建设项目过程中，档案部门与承建方很难权衡工程质量、进度、预算的占比关系，而监理方作为独立的第三方若未能担负起科学公正、有效协调的主体责任，易引发归责纠纷问题。［20］李步德在分析已有的档案数字化监理服务问题时提出，传统的档案数字化项目由于各方主体专业能力受限，在未厘清彼此关系的前提下很难对数字化的质量与进度控制等内容进行精确把握，在此基础上权责问题归属亦面临着巨大挑战。［21］

2.3.3 档案外包监理机构资质不足

蔡明娜认为，档案外包监理机构的资质缺乏认证，易导致监管质量不足、监管效力低下。档案数字化外包过程中存在的质量问题，究其原因是“部分外包服务商恶性竞争，以低于成本的报价竞标，中标后在各环节偷工减料，而档案工作人员缺乏档案数字化的知识与经验，未能有效监管各个流程”。由此可以看出，监理方资质不足，难以对档案外包服务的整体质量、进度、造价等方面进行有效的监管与协理，导致数字化过程中存在质量隐患，继而影响数字化项目预期目标的达成。［22］李步德也指出，在档案数字化项目中，监理方违背职业操守与实施方串谋、损害业主利益，主要源于监理方机构资质不足。［23］

2.3.4 档案外包监理质量缺乏评估

当前研究主要聚焦监理方对承建方在档案业务工作方面的监理，但尚未有研究明确指出监理方应由谁进行评估和督察，以确保监理质量和监理水平。而缺乏对档案外包监理方工作质量的考核与评估，易形成“一证在手，从业无忧”的怠惰心理，不利于档案外包监理行业的良性科学发展。

2.3.5 档案外包监理人才亟待建设

方彦从档案数字化项目实践困境出发，认为“由于档案部门受到人力资源的严重制约，对委托加工方管理存在经验不足、人手不够、专业不强等问题，在合同履行、质量控制、进度安排等诸多方面面临巨大的挑战。”［24］秦平认为，信息化档案管理与纸质档案管理存在较大差异，“信息化档案管理要求工作人员掌握一定的信息技术，对建设监理人员文化水平和专业技能要求也较高”。［25］目前，融合信息技术的人才相对稀缺，档案监理业务缺乏优质后备军。

综上，相关研究多从学者自行定义或借鉴他人界定的档案外包监理概念入手，分析了档案外包监理在制度标准、主体关系、机构资质与评估、人才建设等方面的困境。但现有分析多立足于项目管理或工程监理角度，从档案业务角度出发进行分析的研究较少。

2.4 档案外包监理服务策略

针对上述问题，学界通过实践研究和理论探析总结出了一系列发展策略。综合当前研究可知，档案外包监理服务策略主要围绕档案外包监理的不同主体、不同内容、不同阶段、不同要素等四个方面展开。

首先，根据档案外包监理的不同主体，吕玉洁、吴湘华、向禹提出构建不同的监理模式以适应不同的实际需要。［26］在研究中，他们结合档案外包监理主体的确定性需求，并根据档案机构的馆藏规模大小、档案种类、载体形式、专业管理能力等不同的适用场景，探索得出档案数字化加工的“自管式、代管式、单管式、全管式”四种监理模式。其中“自管式”主要是指监理工作由档案机构为主体自行承担，不再委托监理单位；“代管式”指档案机构通过招标，以代建单位为主体，同时承担加工工作和监理工作；“单管式”由独立于档案机构和加工单位以外的第三方为主体承担监理工作；“全管式”以监理单位为主体在负责监理工作的同时另外招标加工单位来提供项目管理工作。其次围绕档案外包监理的不同内容，李步德从质量控制、进度控制等方面提出相应的监管措施。［27］再次，围绕档案外包监理的不同阶段，方彦［28］、蔡明娜［29］着眼于质量控制目标下的档案数字化监理，提出数字化前期、过程中、事后等不同阶段的监理策略。最后围绕档案外包监理的不同要素，秦平以加强监理人才建设、增强监理意识、增加监理资金引进等要素提出档案外包监理的路径。［30］

监理的主体、内容、阶段和要素等视角虽有不同，但综合来看，共提到了四项主要策略，即：构建档案外包监理模型、赋予监理机构资质、建立监理环境保障、加强监理人才培养。综上所述，档案外包监理服务的不同发展策略均以客观的现实情况和主观的实际需求为出发点，通过综合协调主客观条件来进行策略安排。

3 研究述评

首先，在加强档案外包监理理论研究的基础上，需要进一步明晰概念与价值认知。通过分析研究文献可知，当前档案外包监理服务相关的理论研究总体上滞后于实践需要。在今后的理论研究中，可从档案外包监理的实践表象反推其理论本质，继而让理论研究指导档案外包监理实践。从当下档案外包监理的定义及概念出发，从“是什么”的角度明晰研究对象、深入挖掘研究价值 ；同时，尽快促成档案外包监理相关标准规范的出台和监理机构的资质研究。

其次，鉴于实践对档案外包监理制度规范的迫切需求，需要促进档案外包监理研究与法规制度建设相结合。在密切关注档案外包监理实践需求的同时，应注重与国家政策法规相契合，通过及时、主动跟踪最新动态，在档案外包监理领域进一步开拓创新；突出针对性，通过建立本域标准规范铺设科学实践路径。

最后，在借鉴已有领域研究成果的基础上，立足档案视角进行特色研究。在借鉴其他领域已有成果（如实体工程和信息工程领域的监理概念和制度）的同时，更需从档案自身视角出发，结合档案业务工作特色，研究档案外包监理的最佳实践模式。以此构建的档案外包监理理论研究可真实反映实践需求，从而推动档案事业长足发展。

注释与参考文献

［1］中华人民共和国国家档案局．档案服务外包工作规范［EB/OL］.

［2］［5］［14］［18］［24］［28］方彦．档案数字化监理运行模式［J］．中国档案，2017（10）：40-41．

［3］［6］［15］［22］［29］蔡明娜．档案数字化外包的监理策略［J］．档案与建设，2018（1）：34-36．

［4］［7］［16］［19］［21］［23］［27］李步德．档案数字化项目监理服务研究［J］．山西档案，2017（2）：41-44．

［8］［26］吕玉洁，吴湘华，向禹．确定性需求驱动的档案数字化加工监理模式构建与适用性分析［J］．档案学研究，2018（1）：107-112．

［9］［20］陈国云．档案信息化引入信息监理机制势在必行［J］．兰台世界，2008（6）：5-6．

［10］［25］［30］秦平．建设监理业务档案信息化管理初探［J］．绿色建筑，2019，11（4）：107-108．

［11］王鹃，杨健康．档案业务外包中几种典型问题的改进策略［J］．资源信息与工程，2021，36（3）：155-158．

［12］张帆，李辛扬．国内外档案外包服务研究综述［J］．办公自动化，2018，23（1）：49-54．

［13］李海涛，张蕴怡．我国档案保管外包服务行业发展现状、问题及对策［J］．档案学通讯，2020（4）：57-64．

［17］万海砚，陈煜东，康惠．基于博弈论的档案数字化项目监理运行机制研究［J］．办公室业务，2021（16）：185-186．

（《档案与建设》2022年第4期）

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